До Вашої уваги представляємо переклад класного, якісного матеріалу від авторки ресурсу Why Change, яка також веде свій блог на ресурсі Medium – Юлії Косаренко. Щира дяка за опрацювання й адаптований переклад Олександрі Дідух
Насамперед це бажання і налагоджений процес
Здатність проводити бізнес-аналіз є ключовим фактором успіху для всіх організацій, що зазнають змін, а отже, для всіх організацій.
Управління вимогами підприємства особливо важливе для успіху у процесі великої цифрової трансформації або управлінні широким набором ініціатив.
Відпрацьовані практики бізнес-аналізу стають успішними, коли вимогами обмінюються та повторно використовують їх між проєктами.
Відповідно, важливо розуміти та реалізувати ключові кроки для створення репозиторію вимог, які можна повторно використовувати.
Що таке повторне використання
Часто вимоги вважаються артефактами, корисними лише протягом певного проєкту.
Як тільки було впроваджено зміну, модифіковано систему, чи створено новий процес, дані та створена документація з вимогами архівуються та забуваються.
Така ситуація часто свідчить про незрілі практики бізнес-аналізу та відсутність усвідомлення цінності повторного використання.
Якісно оформлені бізнес-вимоги можуть (і повинні) продовжувати існування поза межами впровадженої зміни. Після того, як певну зміну було впроваджено, вимога — яка є визначенням бажаної здатності — стає описом фактичної здатності.
Іншими словами, вимога стає фрагментом знань організації.
Це важливо не лише для управління знаннями організації. Реалізовані вимоги також можна повторно використовувати в наступних ініціативах, щоб:
- Описати поточний стан бізнес-процесу, функції або здатності.
- Визначити зв’язки між бізнес-концепціями та вимогами до управління даними.
- Відобразити потреби внутрішніх і зовнішніх персон.
- Зафіксувати ключові бізнес-правила, які потрібно або підтримувати за допомогою нового рішення або свідомо змінювати.
- Стати шаблонами або відправними точками для опису нових вимог.
Повторне використання вимог може значно скоротити час, витрачений на аналіз, та покращити загальну якість результатів бізнес-аналізу.
Культура взаємообміну
Як ділитися бізнес-вимогами?
Коли велика кількість аналітиків працюють над різноманітними проєктами, необхідно планувати координацію та можливості повторного використання.
Проєкти, як правило, забирають увесь доступний час у людей, залучених на проєкті (ресурсів проєкту), і, зокрема, у бізнес-аналітиків через їх навички та універсальність.
Однією з хороших практик є організація щотижневих зустрічей для команди бізнес-аналізу, головна мета яких — поділитися тим, що відбувається на кожному проєкті, а також інформацією про те, який функціонал та вимоги аналізуються чи розробляються.
Навіть простий обмін інформацією може допомогти виявити збіги, прогалини, конфлікти, дублювання роботи та можливості повторного використання.
Члени команди можуть домовитися координувати та узгоджувати свої здобутки, або розділити роботу, наприклад:
- Бізнес-правила, зафіксовані в рамках однієї ініціативи, можна надати у використання іншим.
- Персони, визначені за допомогою аналізу маркетингових даних і опитувань клієнтів одним проєктом, можуть бути повторно використані іншою ініціативою, яка зачіпає ті самі персони.
- Частина процесу високого рівня, описана одним аналітиком, може бути доповнена іншим аналітиком, зосередженим на вдосконаленні одного з підпроцесів тощо.
Існує чимало можливостей для обміну досвідом, але щоб така практика працювала, лідери мають бути у ній зацікавлені та заохочувати дух взаємообміну.
Командні зустрічі повинні бути пріоритетом для персоналу, оскільки вони не приноситимуть користі без широкого залучення учасників.
Старших членів команди слід активно заохочувати до того, щоб вони знаходили час і виступали наставниками.
Обмін досвідом і співпраця мають бути однією з цілей розвитку персоналу.
І жоден бізнес-аналітик не повинен бути покараний за те, що витратив дві години на пояснення частини своєї роботи іншому аналітику, який хоче використати її повторно.
Постійний професійний розвиток є важливою складовою будь-якої ефективної організації.
Ефективні інструменти управління вимогами
При розумному використанні, інструменти управління вимогами можуть допомогти організувати, оформити та опублікувати вимоги таким чином, щоб забезпечити ефективний взаємообмін та повторне використання.
На ринку є багато сильних продуктів, які часто орієнтовані на використання методологій гнучкого планування (agile планування).
Лідери ринку зазвичай мають співставні можливості та пропонують схожий функціонал:
- Підтримка ієрархії вимог, а саме тем, епіків та історій користувача (user stories)
- Можливість організувати вимоги за функціоналом, системами, на які вони впливають, бізнес-напрямками, ітераціями проєкту або іншими категоріями
- Наявність унікальних ідентифікаторів вимог та перманентних посилань для полегшення пошуку та створення посилань.
- Широкі можливості метаданих та тегування вимог для відстеження власників бізнесу, ключових слів, аудиторського сліду, пріоритету, цінності для бізнесу, складності та ризиків.
- Повна простежуваність від тем і бізнес-цілей до особливостей дизайну, тестових кейсів і дефектів.
- Відстеження обговорень, вкладень та артефактів, пов’язаних з вимогами або історіями користувачів.
На додаток до очевидних переваг для розробки продуктів та управління проєктами, інструмент управління та планування вимог може забезпечити додаткові переваги з точки зору керування даними.
В умовах жорсткого регулювання, де застосовується суворий контроль вимог та аудиторський слід, такий інструмент відповідатиме нормативним вимогам.
Надійна методологія
Для більшості організацій вибір інструменту управління вимогами, яким би корисним він не був, все ж не буде вирішальним фактором успіху.
Потужний інструмент може зачаровувати та обіцяти розв’язання всіх проблем одним натисканням кнопки.
Однак, бізнес-аналітики, як ніхто інший, повинні знати, що це лише ілюзія. Інструмент лише фіксуватиме та зберігатиме інформацію, що подається в інструмент, і жоден інструмент не здатний замінити якісний бізнес-аналіз.
Завжди існує ризик надмірно зосередити увагу на заповненні інструменту замість того, щоб працювати над бізнес-проблемою.
Виявлення першопричин є складним завданням і вимагає мислення високого рівня. Аналіз передбачає несподівані відкриття, застрявання і помилки.
Процес заповнення інструменту даними може заспокоювати і створювати враження, що бізнес-аналіз проходить добре, при цьому приховуючи за докладною структурою інструменту прогалини у вимогах.
Складність інструменту та способу зберігання інформації також час від часу стають стримувальним фактором для менш технічно підготовлених членів команди та зацікавлених сторін від бізнесу, яким може бути важко переглядати жорстко структуровані вимоги.
Бізнес-аналітику інколи потрібна винахідливість у тому, як спланувати валідацію вимог таким чином, щоб заохотити зворотний зв’язок і не відлякати зацікавлених сторін.
Методологія роботи з вимогами і процес аналізу повинні надавати особливого значення discovery та аналізу.
Фіксування та структурування вимог є одним із результатів бізнес-аналізу, але не самим аналізом.
Висновок
Створення повторюваного процесу для фіксування, взаємообміну та повторного використання вимог надає організаціям можливість впроваджувати зміни швидше та ефективніше.
Розвиток мислення бізнес-аналітиків і духу взаємообміну дозволяє створювати високоефективні аналітичні команди, здатні підтримувати швидкі та ефективні зміни в масштабі підприємства.
Ця стаття була спочатку опублікована в DataManagementU blog.