Це коротке відображення іншого критичного вміння для бізнес-аналітиків та інших фахівців у сфері розробки продукту. При створенні результатів своєї роботи завжди потрібно пам’ятати про те, що може виникнути необхідність їх комусь презентувати в певний момент часу. Вміння презентувати є важливими для ефективного донесення наших висновків, ідей, рекомендацій та пропозицій зацікавленим особам.
З огляду на щільний графік багатьох людей та зменшену зацікавленість у читанні великої кількості тексту та пунктів, я навчився робити свої презентації короткими та візуальними. Існує безліч сайтів, звідки можна завантажити дійсно чудові шаблони презентацій, щоб надати додаткових фарб вашим презентаціям.
“Аудиторія, ймовірно, запам’ятає лише три речі з вашої презентації або виступу.”
― Стівен Кіг, “Маленький червоний посібник з публічних виступів та презентацій”
Підготуйтесь до своєї презентації правильно
Ось кілька ключових моментів, які варто враховувати при підготовці та проведенні презентацій:
- Знайте свою аудиторію: Важливо адаптувати вашу презентацію до аудиторії. Врахуйте їх потреби, цілі та рівень експертизи. Це допоможе вам вибрати відповідний тон, рівень деталізації та зміст.
- Використовуйте візуальні елементи: Візуальні складові, такі як діаграми, графіки та зображення, можуть допомогти проілюструвати ваші ідеї та зробити презентацію цікавішою. Використовуйте їх обережно і переконайтеся, що вони зрозумілі й легкі для сприйняття.
- Репетируйте: Перед тим, як виступати з презентацією, потренуйтесь, щоб впевнитися, що ви почуваєте себе комфортно й впевнено. Це також допоможе вам виявити будь-які моменти, які потребують покращення або уточнення.
- Будьте енергійними й залученим: Використовуйте риторичні запитання й анекдоти, щоб залучити вашу аудиторію та утримати ії увагу. Заохочуйте приймати участь, задаючи питання для отримання зворотного зв’язку та виділяйте час на запитання.
- Використовуйте чітку структуру: Скористайтеся змістом або слайд-декою для структуризації вашої презентації. Це допоможе вам залишатися на правильному шляху й впевнитися, що ви охопили всі ключові моменти.
Наслідуючи ці поради, ви зможете розвинути сильні навички презентації, які допоможуть вам ефективно спілкуватися як бізнес-аналітику.
Підхід McKinsey
Якщо вам складно знайти структурований підхід до цього, я рекомендую почати з популярного Підходу McKinsey.
Консультанти з McKinsey використовують структурований підхід для презентації своїх результатів. Цей підхід складається з наступних кроків:
- Розпочинайте з основних висновків та рекомендацій: Вони починають з чіткого викладення основних висновків та рекомендацій, які витікають з їхнього аналізу. Вони переконуються, що аудиторія розуміє ключові моменти з їх роботи.
- Забезпечте чітку та логічну структуру: Вони організують свої висновки та рекомендації в чітку та логічну структуру, найчастіше завдяки використанню заголовків та підзаголовків для направлення аудиторії під час презентації.
- Використовуйте дані та докази для підкріплення висновків: Вони використовують дані та докази для підтвердження своїх висновків та рекомендацій. Вони переконуються, що дані чітко презентовані і аудиторія легко розуміє основні висновки.
- Використовуйте чітку та просту візуалізацію: Вони використовують прості та зрозумілі візуальні елементи, такі як графіки та таблиці, для підкріплення своїх висновків та рекомендацій. Вони переконуються, що візуальні елементи легкі для розуміння і підкреслюють ключові моменти.
- Тренуйтесь та репетируйте: Вони тренуються та відточують свої презентації, щоб впевнитися, що презентації виглядають досконало і ключові моменти висвітлені.
- Будьте готові до запитань та зауважень: Вони завжди підготовлені до відповідей на потенційні запитання та заперечення, які можуть виникнути під час презентації. Вони намагаються передбачати заздалегідь можливі сфери занепокоєння та підготовлюють відповіді на них.
Цей підхід спрямований на те, щоб зробити їх висновки та рекомендації легкими для розуміння, запам’ятовування та можливими для виконання аудиторією.
До теми – ВІГЕРСОПЕДІЯ – Дванадцять порад, як стати впевненим доповідачем.
Найкращі інструменти для презентацій для бізнес-аналітиків
Існує багато онлайн-інструментів для презентацій, які допомагають командам взаємодіяти та створювати професійні презентації високої якості. Ось кілька з найкращих варіантів:
- Google Slides: Google Slides це безкоштовний веб-інструмент для презентацій, який є частиною пакету інструментів з продуктивності Google Suite. Він дозволяє користувачам створювати, редагувати та співпрацювати над презентацією у режимі реального часу.
- PowerPoint: Microsoft PowerPoint – популярний інструмент для презентацій, який часто використовується в бізнес-середовищах. Він пропонує різноманітні функціональні можливості, включаючи шаблони, анімацію та можливість додавати мультимедійні елементи.
- Prezi: Prezi – це хмарний інструмент для презентацій, який дозволяє користувачам створювати візуально привабливі презентації з можливістю масштабування полотна. Він пропонує різноманітні шаблони та елементи дизайну на вибір.
- Keynote: Keynote – це інструмент для презентацій, розроблений компанією Apple та доступний для Mac та IOS пристроїв. Він пропонує низку дизайнерських шаблонів та можливість додавати мультимедійні елементи.
- Canva: Canva – це інструмент для графічного дизайну, який дозволяє користувачам створювати різноманітні візуальні матеріали, включаючи презентації. Він пропонує широкий вибір шаблонів та елементів дизайну та має простий і зручний інтерфейс для користувачів.
Зрештою, вибір найкращого інструменту для презентацій для командної роботи буде залежати від ваших конкретних потреб і вподобань. Розгляньте такі фактори, як функціональні можливості кожного інструменту, вартість та сумісність з вашою існуючою технологією.
“В 25 років я був учасником моєї першої професійної презентації спікера Боба Бейлса. Його виступ привернув мою увагу. Я ніколи не бачив, щоб хтось так веселився «на роботі» і за це отримував гроші!”
Зіг Зіглар
10 найпоширеніших помилок, яких слід уникати під час виступу з презентацією на вашому проекті
Проводити презентацію на проекті може бути складним завданням, але це не означає, що воно має бути таким. Уникнення деяких поширених помилок допоможе вам провести презентацію, яка буде чіткою, конкретною та захопливою. Деякі помилки, яких я допускався у минулому, що допомогли мені винести цінні уроки, що наведені нижче:
- Незнання аудиторії: Хто вони? Що цікавить їх? Що вони вже знають про ваш проект? Розуміючи свою аудиторію, я можу побудувати свою презентацію на основі їх потреб, інтересів та необхідного рівня деталізації.
- Відсутність чіткої мети: Я завжди визначаю і доношу точно те, що моя аудиторія повинна зрозуміти з презентації. Це також допомагає мені структурувати мої презентації відповідно до цього.
- Недостатність практики: Як і з будь-якими іншими навичками, чим більше ви практикуєте, тим більше впевненості ви отримаєте під час виступу з презентацією. В самому початку своєї кар’єри я практикувався перед дзеркалом, з друзями, і іноді записував свої виступи, а потім програвав їх. Крім того, корисним кроком буде зареєструватися на Toastmasters та пройти там деякі курси з презентацій.
- Читати з власних слайдів: Просто не робіть цього. Ваші слайди повинні складатися з ключових пунктів та зображень. Якщо ж ви читає зі своїх слайдів, аудиторія втратить інтерес.
- Розмовляти занадто швидко чи занадто повільно: Знайдіть комфортний темп, що дозволить вам чітко та конкретно виступати з презентацією. Особисто я дотримуюся повільного і лаконічного темпу, але я знаю людей, які чудово виступають, говорячи дуже швидко. Так само як і з попередньою порадою, записуйте себе і визначайте темп, який працює найкраще для вас.
- Використання монотонного голосу: Це повинно бути зрозуміло за замовчуванням, що ви повинні змінювати тон голосу, щоб утримувати увагу аудиторії. Звичайно, не забувайте час від часу робити паузи для посилення враження.
- Відсутність зорового контакту: Зоровий контакт допомагає встановлювати зв’язок з аудиторією і допомагає вам виглядати більш впевненим. Під час спілкування з кількома людьми мені допомагає фокусуватися на кожній особі окремо в різний час, а не просто дивитися наскрізь.
- Неефективне використання візуальних елементів: Візуальні елементи є важливим засобом комунікації. Вони допомагають ілюструвати ваші ідеї і роблять вашу презентацію більш привабливою. Проте, важливо використовувати їх ефективно. Уникайте використання занадто багатьох візуальних елементів або візуальних елементів, які є занадто важкими.
- Не відповідати на запитання: Будьте готовими відповідати на запитання від своєї аудиторії. Коли я не знаю відповіді на питання, я ніколи не починаю лити воду, я кажу людині що повернуся до неї чи до нього трохи пізніше. Це нормально не знати все.
- Не завершувати виступ сильним акцентом: Підсумуйте свої ключові моменти та залиште свою аудиторію з чимось, над чим є порозмислити.
Оригінальна стаття – From Good to Great: Elevating Your Presentation Skills від Obi Nwokedi, переклад Катерина Стригунівська, ревью – Іван Вільчавський, зображення з оригінальної статті.