Як бізнес-аналітикам переконувати за допомогою сторітелінгу

Минулого літа Анастасія Краєвська розмістила у блозі Art ot Business Analysis чудову статтю про історії. Саме її і пропонуємо Вам для прочитання

У казках добро завжди перемагає зло. Тому ми їх так і любимо, уважно стежимо за сюжетною лінією та співпереживаємо головному герою. А хіба не цього ми, бізнес аналітики, прагнемо на наших нарадах? Що ж спільного в казках та бізнес аналізі? Ви, напевно, здивуєтесь, але більше, ніж здається на перший погляд!

Протистояння добра і зла

Невід’ємними елементами кожної казки є зачин або завʼязка — стан спокою, коли дійові особи спокійно живуть своє життя.

Потім стається щось непередбачуване (зазвичай погане), щось, що заставляє головного героя вирушити на пошуки свого шляху.

Кульмінацією є зустріч головного героя з лиходієм.

І розв’язка — це нищівна поразка лиходія та беззаперечна перемога головного героя. Дійові особи казки починають жити навіть краще ніж до непередбачуваної події.

А де ж тут про бізнес аналіз? А хіба в житті бізнес аналітика недостатньо лиходіїв? Це можуть бути і неефективні, запутані процеси, і легасі система, яка як чемодан без ручки — і не підтримувати не можна, але і працювати з нею біль.

Візьмемо для прикладу ініціативу з управління даними. Мета проєкту — переробити користувацький інтерфейс на більш зручний для забезпечення коректного введення даних з максимально збереженими процедурами на бек-енді. Мета ініціативи — забезпечення ефективності подальших розрахунків, де використовуватимуться дані.

Зацікавила? Ви б пішли аналітиком на такий проєкт? А якби би відреагували ваші керівники, якби ви презентували цю ідею на затвердження?

Давайте спробуємо ще раз.

Настя живе у метушні. Щодня їй доводиться скачувати і завантажувати звіти різного рівня. Іноді вона путає ексельки і завантажує не те. Іноді вона довго шукає відповідну опцію, але не може знайти у довгому списку. Тому просто обирає перше, що приблизно схоже на правду.

Ми ввели персону — Настя (я взяла своє імʼя для зручності). Ми розповіли про болі цієї персони. Це зачин.

І система поступово заповнюється даними — іноді некоректними, іноді наближено правдивими. В результаті, як організація, ми отримуємо некоректні розрахунки, а отже некоректне розподілення бюджету.

Сталось щось нехороше. Представлення лиходія — незручний інтерфейс зі своїм напарником — некоректними даними.

Що ми, як організація, можемо зробити для нашої колеги Насті? Як ми можемо покращити розрахунки та розподілення бюджету?

Заклик до дії, апелюємо до емпатії.

А що якщо ми створимо зручний інтерфейс для Насті, такий, який буде «підказувати» правильні опції і відсікати ті, які не підходять?

Представлення героя — наша аудиторія.

Цією ініціативою ми досягнемо консистентності та коректності даних, що позитивно вплине на розрахунки та розподілення бюджету.

Розвʼязка та покращення життя головних героїв. Для підсилення презентації можна ще кількісно прорахувати якість покращень.

Те, як ми розповідаємо, має значення

Сторітелінг — потужний інструмент, що підсилює повідомлення й переконує аудиторію. Наприклад, метафори з повсякденного життя допомагають зрозуміти складний контекст.

Історії створюють образи в уяві людей, а образи викликають емоції. А саме емоції часто впливають на прийняття рішення сильніше, ніж нам здається.

Якісна історія допомагає побудувати ближчі відносини з клієнтом або стейкхолдером через розвиток емпатії та щирого інтересу.

До того ж, вдала історія може зняти напругу, викликати посмішку — а отже, допомогти учасникам краще зосередитися на обговоренні.

Як використовувати сторітелінг

Як саме використовувати сторітелінг, якщо я — бізнес-аналітик, а не голлівудський кінорежисер і не професійний письменник? Ось кілька порад, які працюватимуть як на рівні презентації нової ініціативи чи продукту, так і в повсякденній роботі аналітика.

Використовуйте метафори

Природа — чудове джерело добре впізнаваних метафор. Наприклад, data cleansing (очистку даних) можна порівняти з сапанням бурʼянів.

Прибираємо бур’ян — неконсистентні, некоректні та нерелевантні дані. Для того, щоб культура (наприклад, картопля) могла добре рости — модель даних заповнювалась повноцінно та працювала ефективно.

Кулінарія — ще одне гарне джерело метафор. Наприклад, якщо вас запитають: «На скільки детальними повинні бути описані вимоги до функціоналу?», ви можете відповісти: «Це як із рецептом — усе залежить від того, хто буде готувати.»

Не бійтеся ділитися особистим досвідом

Розкажіть історію зі свого професійного чи особистого життя. Не соромтеся ділитися чимось, що не пов’язане напряму з роботою, але показує, якою ви є людиною та підкреслює ваші цінності.

Хоббі чи батьківство — чудові теми. Уявіть, який класний звʼязок може виникнути з кимось, хто поділяє вашу пристрасть або стикався з такими самими життєвими викликами!

Втім, завжди важливо тримати баланс. Не переходьте межі і не вдавайтися занадто в деталі.

Використовуйте гумор

Гумор — одна з рис, що робить нас унікальними. Наші ідеї забудуться, але те, як почувались наші колеги, працюючи поряд з нами, не забудеться ніколи. Тож створіть позитивну атмосферу, де легко жартувати, а отже і говорити відкрито.

Найкращий спосіб — це пожартувати над собою. Особливо мені подобаються метафори, пов’язані з водінням авто. Мені про це легко жартувати, бо з мене водій дуже посередній. 🙂

Але будьте обережні і не кепкуйте з інших, навіть жартома.

Додаткові поради для успішного сторітелінгу

Використання метафор, особистого досвіду й гумору працює добре. Проте є ще кілька речей, на які варто звернути увагу.

Будьте лаконічними

Хороша історія — це коротка історія. Показуйте, що ви цінуєте час вашої аудиторії.

Обережно зі сленгом

Працюючи в міжнародних компаніях, ми часто чуємо як носії мови і культури використовують сленг або фрази, які потребують попередніх знань, наприклад, спортивних. Це ок не розуміти такий сленг. І якщо фраза не впливає на контекст розмови, то можна і пропустити цей момент як не важливий.

Якщо ж час, місце та відносини зі співрозмовником дозволяють, то можна запитати, що означає певна фраза. Але будьте готові до ще сильнішого потоку незрозумілих слів, якими співрозмовник буде намагатись пояснити ідіому.

А от не носіям мови (non-native speakers) краще не використовувати сленг. Від нас носії мови не очікують почути фрази, властиві певним регіонам чи етнічним групам їхньої країни. А ще ми можемо недоречно використати фразу. І тому це може призвести до непорозуміння. Краще таких моментів уникати.

А якщо вже і використовуєте сленг, то лише тоді, коли впевнені у його доречності і що ваш співрозмовник його зрозуміє. Це може бути, наприклад, улюблена фраза носія мови, яку він чи вона часто використовує в роботі з командою.

На одному з моїх улюблених проєктів колега зі Штатів якось жартома використала питання «Is it bigger than a breadbox?» для визначення складності функціоналу. Як виявилося, це коронна фраза одного ведучого з американського ток-шоу, в якому гості вгадували предмети. Щось на кшталт нашої дитячої гри «Що влізе в трилітрову банку?». Команді фраза так сподобалась, що ми ще довго її використовували для оцінки складності.

Дані теж розповідають історії

Цифри можна подати у вигляді графіків і діаграм, але самі по собі вони рідко переконують. Розкажіть історію, що стоїть за цими даними.

Повернемось до прикладу з проєктом про некоректне введення даних. Зрозуміло, що будь-яка організація прагне до консистентності і коректності даних. Але чому трапляються помилки в даних? Коли ми ввели персону і розповіли про її будні і болі, ми підказали аудиторії як можна вирішити цю проблему.

І наостанок — будьте собою

Говоріть природно. Знайдіть власний стиль. Автентичність — це ключ.

Замість висновків бажаю читачам цікавих історій в повсякденному житті і на роботі! А мені буде приємно знати, якщо стаття вам сподобалась 🙂 Connect with me on Linkedin

Якщо ви знайшли помилку, будь ласка, виділіть фрагмент тексту та натисніть Ctrl+Enter.