Як бізнес-аналітику, особливо на новому проєкті, може бути спокусливо братися за кожне завдання, що надходить до вас, намагаючись виглядати командним гравцем, справити враження на керівництво або забезпечити безперебійне просування проєкту вперед. Однак з досвідом ви зрозумієте, що таке надмірне прийняття зобов’язань може призвести до професійного вигорання, зриву дедлайнів і загального провалу проєкту. Важливо розуміти наслідки надмірних зобов’язань, а також значення вміння відмовляти або дипломатично відстоювати свою позицію, щоб запобігти вигоранню та покращити загальні результати проєкту.
«Половину неприємностей цього життя можна пояснити тим, що ми надто швидко говоримо “так” і надто пізно говоримо “ні”».
Джош Біллінгс, псевдонім гумориста Генрі Вілера Шоу (не підтверджено)
Наслідки надмірних зобов’язань
Коли я тільки починав займатися бізнес-аналізом, я завжди був «людиною, яка на все погоджується». Я вважав, що це чудовий спосіб отримати підтримку від зацікавлених сторін. Однак, коли я продовжував брати на себе забагато роботи, я швидко і болісно усвідомив, що найчастіше в мене не вистачатиме часу чи ресурсів, щоб виконати все якнайкраще. Це призводило до зірваних дедлайнів, помилок і недостатньої уваги до деталей.
Крім того, хоча я особисто до цього не доходив, надмірне перевантаження може призвести до вигорання, яке, своєю чергою, знижує продуктивність і ефективність роботи. Я пам’ятаю дні, коли цілий день проводив на дзвінках, а до реальної роботи приступав лише після 17:00. Зрештою я зводив нанівець те, чого, як мені здавалося, прагнув досягти спочатку.
То як це власне зробити?
1. Прочистіть горло
2. Зробіть вдих
3. Потім скажіть: «Ні».
Повторюйте крок 3 стільки разів, скільки необхідно
Важливість вміння говорити «ні»
Вміння відмовляти — важлива навичка, яку бізнес-аналітики повинні опанувати. Вона дозволяє встановлювати межі та розставляти пріоритети у своїй роботі, забезпечуючи наявність часу та ресурсів для виконання найважливіших завдань на найвищому рівні. Вміння казати «ні» також демонструє вашу професійність і відданість успіху проєкту. Звісно, ви не можете просто сказати «ні» і піти. Вам необхідно навести вагомі причини для відмови.
«Різниця між успішними людьми та дійсно успішними людьми полягає в тому, що дійсно успішні люди кажуть «ні» майже всьому.»
Воррен Баффет
Іноді я обираю середній шлях. Коли я не хочу відмовити, але й не можу погодитися, я зазвичай використовую таку фразу: «Я не можу зробити це зараз, оскільки повністю завантажений; але якщо це не терміново, я можу зайнятися цим наступного тижня». Я також можу порекомендувати когось іншого, хто зможе допомогти.
Дипломатичне відстоювання своєї позиції
Відмовляти буває непросто, особливо коли ви маєте справу із зацікавленими сторонами або членами команди, які можуть не розуміти повного обсягу ваших обов’язків. Проте існують способи тактовно відстоювати свою позицію, не ображаючи інших. Наприклад, ви можете пояснити причини, через які не маєте змоги взятися за певне завдання, запропонувати альтернативні рішення або висловити пропозицію перенести його на пізніший термін. Також важливо прислухатися до думки іншої людини та виявляти емпатію — це допомагає підтримувати позитивні стосунки, водночас ефективно керуючи власним робочим навантаженням.
Перш ніж відмовити у проханні, я завжди спочатку оцінюю запит. Я ставлю ряд запитань. Мені потрібно зрозуміти його масштаб, мені потрібно, щоб запит був чітко сформульований, мені необхідно розуміти витрати ресурсів і часу, терміни, переваги, і, звичайно, я враховуватиму особу, яка звертається із запитом. Відповіді на всі ці запитання варіюватимуться залежно від самого запиту. Хоча це допомагає мені підготувати відповідь, це також показує прохачеві, що я зацікавлений у тому, щоб йому допомогти. Крім того, це пом’якшує можливий негативний вплив відмови.
Однак коли мені доводиться говорити «ні», я зазвичай підкріплюю своє рішення даними, пропоную альтернативний варіант або вказую на небажані наслідки мого «так». Також важливо стежити за мовою, яку використовуєш, відмовляючи, щоб людина, яка звернулася з проханням, не відчула себе знехтуваною.
Чудові моменти для того, щоб висловити заперечення
Поки ви виконуєте свою роботу, важливо знати, коли треба сказати «ні». Нижче наведено деякі ситуації, в яких мені доводилося відмовляти або відстоювати свою позицію:
Коли зацікавлена сторона запитує нову функцію або зміну, що виходить за межі обсягу проєкту: такі зміни, як правило, не узгоджуються з обсягом проєкту або можуть мати значний вплив на нього. Я схильний відхиляти подібні запити, надаючи чіткі обґрунтування. Я оцінюю вплив цих запитів на загальні цілі проєкту, терміни та бюджет і повідомляю про це зацікавленим сторонам.
Коли робоче навантаження вже на межі: якщо я вже жонглюю кількома проєктами або завданнями, я досить часто кажу «ні», або домовляюся про більш розумні терміни чи обсяг роботи. Іноді я сприймаю такі ситуації як беклог спринту: «Якщо вам це потрібно зараз, то мені доведеться призупинити той інший результат».
Коли існують суперечливі пріоритети: якщо стейкхолдери або члени команди мають суперечливі пріоритети чи запити, може виникнути необхідність сказати «ні» або допомогти їм розставити пріоритети відповідно до цілей та пріоритетів проєкту.
Коли запропоноване рішення не є здійсненним або не відповідає цілям проекту: якщо зацікавлена сторона пропонує рішення або підхід, який не є здійсненним або не відповідає цілям проекту, я скажу «ні» або відхилю цю пропозицію, щоб гарантувати, що проект залишається на правильному шляху та досягає своїх цілей.
Коли мене залучають до непотрібних нарад: Часто я отримую запрошення на зустрічі, які можна легко вирішити електронним листом, або де моя участь насправді не є обов’язковою. Зазвичай я прошу надати порядок денний наради або очікувані результати. Я оцінюю їх, а потім вирішую, чи дійсно мені потрібно витрачати на це час.
Але знову ж таки…
Один момент, який я завжди пам’ятаю, полягає в тому, що відмова насправді може принести користь проєкту та команді в цілому. Встановлюючи чіткі межі та розставляючи пріоритети у своїй роботі, я гарантую, що зможу зосередитися на найважливіших завданнях і виконати їх якнайкраще. Це призводить до більш якісної роботи та кращих результатів проєкту, що вигідно для всіх залучених сторін.
Крім того, встановлюючи чіткі межі та розставляючи пріоритети у робочому навантаженні, я можу забезпечити виконання найважливіших завдань у першу чергу, тоді як завдання з нижчим пріоритетом відкладаються або взагалі усуваються. Це допомагає запобігти розширенню обсягу робіт і гарантує, що проєкт залишається на правильному шляху.
Нарешті …
На завершення варто зазначити, що вміння відмовляти або дипломатично відстоювати свою позицію є надзвичайно важливою навичкою для бізнес-аналітиків. Надмірне прийняття зобов’язань може призвести до професійного вигорання, зриву дедлайнів і загального провалу проєкту, тоді як встановлення меж і розстановка пріоритетів у робочому навантаженні сприяють кращим результатам проєкту та підвищенню якості роботи. Опанувавши мистецтво відмови, ви зможете забезпечити виконання своєї ролі на найвищому рівні та зробити внесок у успіх проєкту.
“Мистецтво лідерства — це вміння говорити «ні», а не «так». Сказати «так» дуже легко.”
Тоні Блер
Список для читання
Дві книги, які можуть допомогти, якщо вам важко відстоювати свою позицію:
Мистецтво говорити «ні»: як відстоювати свою позицію, повернути собі час і енергію та не дозволяти собою користуватися (не відчуваючи при цьому провини!) — Деймон Захаріадес
Робочий зошит із кордонів: Коли говорити «так», як говорити «ні», щоб взяти контроль над своїм життям — Таунсенд Клауд
Маєте якісь поради з власного досвіду щодо того, як відстоювати свою позицію? Було б цікаво почути?
Оригінальна стаття — Say No To Everything: The Diplomatic Act of Pushing Back від Обі Нвокеді, переклад та ревью — Іван Вільчавський. Зображення з оригінальної статті.