Десять ознак того, що керівництво не просто “підтримує” удосконалення процесу управління вимогами.
Організації з розробки програмного забезпечення, які прагнуть покращити процес розробки та управління вимогами, стикаються з кількома викликами. Коли організація змінює свої процеси управління вимогами, взаємодія з іншими зацікавленими сторонами також змінюється. Люди не люблять виходити за межі своєї зони комфорту, тому ви можете очікувати певного опору запропонованим змінам у процесах. Корисно зрозуміти походження опору, щоб ви могли як дотримуватися, так і розрядити його.
Значна частина спротиву виникає через страх перед невідомим. Щоб зменшити цей страх, розкажіть про обґрунтування вдосконалення процесу. Зверніть увагу на проблеми, які виникли через попередні способи роботи; біль може бути непомітним для всіх учасників. Поясніть переваги, які різні учасники можуть отримати від нового процесу. Почніть з такої точки зору: “Ось проблеми, з якими ми всі стикалися. Які проблеми з вашої точки зору? Чи можемо ми об’єднати наші зусилля, щоб знайти кращий спосіб вирішити цю проблему?” Залучення інших зацікавлених сторін до ініціативи покращення призводить до спільного володіння рішеннями.
Навіщо Змінювати?
Біль є чудовим мотиватором для змін, але деякі учасники можуть не знати про вплив поточних способів роботи на вимоги. Тому важливим методом отримання прихильності до процесу змін є висвітлення проблем у неупереджений і конструктивний спосіб.
Припустимо, команда розробників створює додаток, який потребує значної підтримки користувачів через проблеми з інтерфейсом. Якщо цими питаннями займається команда підтримки, відокремлена від команди розробників, команда розробників може навіть не знати про ці проблеми; немає зворотного зв’язку.
До теми: ВІГЕРСОПЕДІЯ – Ланки в ланцюжку вимог
Або, припустимо, що керівництво віддало розробку на аутсорсинг, намагаючись заощадити витрати або час, але не врахувало культурні відмінності та проблеми з комунікацією, які уповільнюють процес. Якщо керівництво не усвідомлює цих наслідків, у нього немає причин змінювати свій підхід.
Деякі поширені перешкоди
Ось деякі типові форми перешкод, з якими може зіткнутися ініціатива з покращення процесу розробки вимог.
- Люди, які вже надто зайняті, щоб виконати свою проектну роботу, не думають, що у них є час вивчати та застосовувати кращі методи роботи. Однак, якщо вони не інвестують цей час, немає підстав очікувати, що наступний проект пройде краще, ніж попередній.
- Деякі люди — розробники, менеджери та клієнти — можуть розглядати вивчення та документування вимог як бюрократичну трату часу, яка затримує «справжню роботу» кодування. Якщо ви можете пояснити високу вартість постійного переписування коду, поки команда намагається з’ясувати, як має працювати рішення, ці люди могли б оцінити потребу в кращих вимогах.
- Процес управління змінами можна розглядати як перешкоду, яку створює розвиток, щоб ускладнити внесення змін. Однак розумний процес контролю змін слугує структурою, а не бар’єром. Він допомагає добре проінформованим людям приймати та повідомляти про правильні бізнес-рішення. Команда розробників програмного забезпечення повинна переконатися, що процес зміни вимог дійсно працює. Якщо нові процеси перешкоджають або не дають кращих результатів, люди, звичайно, знайдуть способи їх обійти.
Щоразу, коли людей просять змінити спосіб роботи, їхня природна реакція – запитати: “А що це дасть мені?”. Однак, зміни процесів не завжди призводять до неймовірних, миттєвих переваг для кожної людини чи групи людей, які беруть у них участь. Краще запитати – і це питання заслуговує на хорошу відповідь – “Що це дасть нам?”
Буде корисно: Гайд по User Stories для Junior BA
Кожна зміна процесу повинна приносити очевидні переваги команді проекту, організації-розробнику, компанії або замовнику. Але не всі можуть побачити всі переваги одразу. Наприклад, зацікавлені сторони, яких просять витрачати більше часу на допомогу у виявленні та перевірці вимог, можуть просто сприйняти це як додаткову роботу, яку їм потрібно виконати сьогодні. Але припустімо, що вони зрозуміють, що ці інвестиції значно окупляться завдяки зменшенню кількості переробок на пізніших етапах проекту, зниженню витрат на підтримку і підвищенню цінності для клієнтів. Усвідомлення цього може зробити їх більш готовими інвестувати свій час.
Прихильність Керівництва
Багато моїх клієнтів-консультантів казали мені: «Ми не можемо змінити спосіб роботи без підтримки керівництва». Однак дуже часто підтримка керівництва перетворюється лише на дозвіл робити щось інше. Однак вам, як професіоналу, не потрібен дозвіл керівництва, щоб працювати найкращим чином: це ваша робота! Однак вам обов’язково потрібна прихильність керівництва,щоб підтримувати успішні зусилля з удосконалення всього проекту чи всієї організації.
Без прихильності керівництва лише ті фахівці, які вважають, що кращі вимоги є важливими, приєднаються до процесу. Не допоможе, якщо ваше керівництво скаже, що “підтримує” вдосконалення, але потім повертається до старих методів роботи, як тільки виникнуть проблеми. “Звичайно, я вважаю, що внесок клієнтів важливий, але зараз у нас немає на це часу. Ми повинні щось будувати прямо зараз. Якщо ми зробимо щось не так, то зможемо виправити це на наступній ітерації”. Поведінка, а не заяви, демонструє прихильність до якості.
Нижче наведено десять ознак того, що керівництво вашої організації справді прихильне до бездоганних процесів управління вимогами. Скільки з них ви спостерігаєте у своїй організації?
- Очікування, що вимоги будуть задокументовані у відповідних формах.
- Забезпечення того, щоб плани проектів включали час і ресурси для виконання завдань, пов’язаних з вимогами.
- Співпраця з бізнес-аналітиком для визначення бізнес-вимог для кожного проекту.
- Співпраця з іншими ключовими зацікавленими сторонами для залучення їх до роботи над вимогами.
- Очікувати, що вимоги будуть ретельно переглянуті відповідними зацікавленими сторонами.
- Просити зацікавлені сторони узгодити набір вимог перед реалізацією кожної частини рішення.
- Створення ефективних механізмів для управління змінами у вимогах.
- Інвестування в навчання, інструменти, книги та інші ресурси для тих, хто бере участь у роботі над вимогами.
- Фінансування та укомплектування штату для покращення процесів роботи з вимогами в організації.
- Надання часу членам команди для роботи над покращенням процесів розробки вимог.
Якщо ви не бачите ознак серйозної прихильності на рівні команди чи організації, будь-які зусилля з удосконалення процесів можуть зайти лише на певний час. Однак ніщо не заважає вам і вашим колегам-практикам постійно вчитися, як краще виконувати свою роботу, а потім застосовувати ці знання на практиці.
Оригінальна стаття – Is your organization committed to better requirements?, переклад – Олександра Горлович, ревью – Іван Вільчавський. Оригінальні зображення від з сайту Freepik.