Інструменти Бізнес Аналітика – Канва Залучення Зацікавлених Сторін

 

Підтримання залучення зацікавлених сторін на проєкті може бути складним завданням. Ось чому Канва Залучення Зацікавлених Сторін (The Stakeholder Engagement Canvas) є таким цінним інструментом. Вона може допомогти вам бути уважним до потреб та інтересів ваших зацікавлених сторін, переконавшись, що кожний є почутим та залученим до процесу.

Для бізнес аналітиків зацікавлені сторони грають вирішальну роль у нашій роботі. Зацікавлені сторони можуть відрізнятися за рівнем їх впливу, інтересу та залученості до діяльності, яку ми виконуємо. Незалежно від їхньої позиції, для нас важливо враховувати всі зацікавлені сторони і гарантувати, що ми нікого не пропустимо.

Для аналізу зацікавлених сторін існує декілька технік, таких як матриця відповідальності (RACI), сітка впливу-інтересу (Power-Interest Grid), організаційна діаграма (Organizational Chart), цибулева діаграма (Onion diagram) тощо. Хоча ці техніки є цінними, інколи нам потрібна додаткова інформація чи задати більше питань і отримати глибше розуміння наших зацікавлених сторін, щоб мати глибший/кращий рівень залученості зацікавлених сторін. Так під час конференції BA&Beyond Кеті Беркідж, професійна БА з 30-річним досвідом роботи в ІТ і яка також навчає усвідомленості, представила – Канву Залучення Зацікавлених Сторін.

Канва включає дев’ять областей для аналізу для отримання повного розуміння того, як найкраще взаємодіяти із зацікавленими сторонами. Перебираючи кожен елемент, ми можемо створити продуманий план залучення, який призведе до успішної взаємодії. Хоча канва була призначена для аналізу окремих зацікавлених сторін, її також можна використовувати для аналізу груп або категорій зацікавлених сторін.

Опис розділів

Розділ «Я» спрямований на виявлення будь-яких упереджень, які ви, як бізнес-аналітик, можете мати щодо своїх зацікавлених сторін. Ось кілька запитань, які варто поставити собі:

• Які уявлення я маю про них?
• Чи є якесь минуле, яке може вплинути на те, як я їх бачу та відчуваю?
• Які переконання я маю про них, правдиві чи хибні?
• Як я до них ставлюся?
• Які в мене думки про них?

Розділ «Вони» зосереджений на вашій зацікавленій стороні або групі зацікавлених сторін. Зверніть увагу на їх оточення, ставлення та минулий досвід. Ось кілька запитань, на які потрібно відповісти:

• Хто вони?
• Яка їх роль?
• Яка їх передісторія?
• Яке у них ставлення до роботи?
• Що вони бачать і чують навколо себе?
• З чим вони працюють та в якому обсязі?
• Що відбувається в їхньому світі?

Коли ми маємо розуміння зацікавленої сторони або групи зацікавлених сторін, важливо зрозуміти контекст, у якому ми працюємо. Для цього ми можемо поставити такі запитання:

• Який характер їх роботи?
• Яка сфера їхньої компетенції?
• Яку інформацію вони нададуть?
• Які повноваження вони мають щодо прийняття рішень?
• Чи є попередня історія?
• Який обсяг роботи?

Розділ «Потреби» зосереджений на вимогах і розумінні цінності проєкту чи продукту з точки зору користувача. Важливо зрозуміти їхні потреби та очікування, щоб створити рішення, яке відповідає їхнім очікуванням. Цей розділ має відповісти на такі запитання:

До теми: Провалений ІТ-проект. Чому змінюються вимоги?

• Які їхні конкретні вимоги та очікування?
• Чи є якісь альтернативи, які вони розглядають?
• З якими проблемами вони зараз стикаються?
• Що було б для них ідеальним рішенням?
• Які їхні розчарування та больові точки?
• Що їх захоплює або приваблює?
• Крім того, важливо визначити, що їм потрібно від вас під час цієї взаємодії, наприклад регулярні оновлення, чітка комунікація або конкретні результати.

У розділі «Мета та цілі» ми прагнемо визначити, чого зацікавлена ​​сторона хоче досягти як у короткостроковій, так і в довгостроковій перспективі, що вона цінує та що їй потрібно від проєкту чи продукту. Крім того, ми досліджуємо, як буде вимірюватися результат і що станеться, якщо ми не зможемо досягти цілі. Також важливо відстежувати прогрес і розуміти, що зацікавлена ​​сторона може отримати від проєкту чи продукту.

Щоб допомогти вам із цим розділом, розгляньте такі запитання:

• Чого вони хочуть досягти в короткостроковій і довгостроковій перспективі?
• Що вони цінують?
• Що їм потрібно від цього проєкту чи продукту?
• Як буде вимірюватися результат?
• Що станеться, якщо ми не досягнемо цілі?
• Як ми можемо відстежувати прогрес?
• Що для них у цьому?

Розділ «Активності» присвячений комунікації. Працюючи над цим розділом, подумайте про такі запитання: Коли? Як? Що? Як багато?

• Як ми будемо взаємодіяти?
• Коли і як часто це відбуватиметься?
• Які воркшопи відвідають зацікавлені сторони та який внесок від них очікується?
• Які інтерв’ю чи інші обговорення ще будуть заплановані?
• Хто ще буде залучений до нашої взаємодії?
• Скільки часу ми очікуємо від кожної зацікавленої сторони?

Розділ «Результати» стосується очікувань щодо документації та потенційних результатів від залучення. Його метою є відповісти на такі запитання:

• Які результати очікуються?
• Які результати на виході потрібні?
• Які артефакти потрібні?
• Який рівень формальності необхідний?
• Як буде повідомлятися про прогрес?
• Як буде підтримуватися прозорість?

Розділ «Ризики взаємодії» передбачає мозковий штурм, щоб розглянути, що може піти не так під час взаємодії з певною зацікавленою стороною. Зверніть увагу на наступне:

Це цікаво: Рекомендації з управління нефункціональними вимогами

• Які потенційні проблеми можуть виникнути між мною та цією зацікавленою стороною?
• Чи є якісь зони конфлікту?
• Які непорозуміння можуть виникнути?
• Чи є щось, що може загрожувати залученню?
• Чи можуть виникнути проблеми із комунікацією?
• Що ще може вплинути на залученість?

Передбачаючи потенційні ризики, варто розглянути, яким чином їх зменшити, щоб запобігти їх виникненню. Все це наведено в розділі «Практика залучення».

• Які інструменти та техніки будуть використані?
• Як буде налагоджено спілкування та взаєморозуміння з зацікавленою стороною?
• Який підхід буде працювати якнайкраще для зацікавленої сторони?
• Як будуть знижені ризики залучення?
• Які приготування необхідно завершити?
• Як підтримуватиметься уважність протягом усього залучення?

Заключні думки

Ця канва є важливим інструментом, який дозволить вам отримати глибоке та детальне розуміння ваших зацікавлених сторін. Ретельно розглядаючи кожен елемент канви, ви зможете створити уважне та привабливе середовище для проєкту, яке враховує унікальні потреби, перспективи та цілі всіх відповідних зацікавлених сторін. Використовуючи цю канву, ви зможете розробити більш комплексну та ефективну стратегію взаємодії зі своїми зацікавленими сторонами та переконатися, що ваш проєкт узгоджується з їхніми потребами та інтересами. Крім того, канва допоможе вам визначити потенційні зони конфліктів чи непорозуміння та вжити про-активних заходів для вирішення цих проблем, перш ніж вони стануть серйозною перешкодою для успіху вашого проєкту. Зрештою, використання цієї канви дозволить вам побудувати міцніші відносини з вашими зацікавленими сторонами та створити інклюзивне та спільне середовище проєкту, яке максимізує потенціал успіху.

Оригінальна стаття – BA Toolkit – Stakeholder Engagement Canvas, переклад – Катерина Стригунівська, ревью – Іван Вільчавський. Оригінальне зображення зі статті, головне зображення згенероване DALL-E у ChatGPT.