Консалтинг або співпраця на відстані ускладнюють координацію дій учасників.
Дистанційний (віртуальний) консалтинг надає як консультантам, так і їхнім замовникам значну гнучкість. Проте відсутність фізичної присутності створює певні труднощі.
Це друга стаття з серії з трьох матеріалів, які розглядають ключові аспекти, що варто враховувати під час консалтингу на відстані. Перша публікація була присвячена побудові конструктивних відносин між консультантом і замовниками, а також створенню ефективних механізмів комунікації. Ця ж стаття зосереджена на практичних аспектах координації щоденної роботи.
Координація роботи
Уявімо, що ви — бізнес-аналітик (BA), який працює віддалено з командою розробки програмного забезпечення. У сфері бізнес-аналізу існує певне очікування, що воркшопи щодо вимог та інші групові активності проводяться очно, з фасилітацією перед аудиторією. Але якщо ви головний бізнес-аналітик або консультант, який працює дистанційно, решта учасників можуть бачити лише ваше обличчя на екрані або чути голос по гучному зв’язку.
Якщо ви присутні на зустрічах лише віртуально, варто заздалегідь продумати, як забезпечити повноцінну, безперервну групову співпрацю над тим, що є ключовим для досягнення успіху. Це особливо важливо, коли в роботі беруть участь представники різних національних культур або коли мова спілкування не є для всіх рідною.
Ви можете надати іншим учасникам письмові матеріали до початку зустрічі, щоб ті, хто не вільно володіє вашою мовою, могли підготуватись у зручному для себе темпі. Відсутність потреби перекладати все на ходу додає впевненості й комфорту вашим колегам по співпраці.
Якщо ви все ж обираєте живі зустрічі як головний інструмент для спільної роботи, обов’язково підготуйте підґрунтя заздалегідь. Визначте порядок денний і зберіть усі необхідні вхідні дані до кожної зустрічі ще до початку синхронної (живої) частини. Не витрачайте дорогоцінний і складний для координації спільний час на обмін інформацією, яку можна було передати асинхронно заздалегідь. Якщо основна підготовка завершена наперед, віртуальна зустріч може зосередитися на ключових питаннях, які найкраще вирішуються в режимі реального часу через групове обговорення.
До теми: Збір вимог онлайн: як аналітику знайти підхід до віддаленого замовника
Асинхронні методи — такі як вікі, тредові обговорення, опитування тощо — добре підходять для збору зворотного зв’язку та коментарів. Інструменти миттєвого обміну повідомленнями, наприклад Slack, дають змогу напряму комунікувати з окремими людьми чи з групами через створення спеціальних каналів. Slack також дозволяє телефонувати іншим користувачам і демонструвати екран. Розмови, які почались як текстові повідомлення, можна легко перевести у голосовий дзвінок, а спільний перегляд екрана полегшує вирішення проблем або перегляд документів.
Працюючи віртуально з командою над більш структурованими завданнями, вважайте свою роль фасилітатором децентралізованого діалогу. Не має значення, беруть участь двоє людей чи п’ятдесят — ваша задача залишається незмінною.
Уміння слухати — невід’ємна складова роботи консультанта, незалежно від того, чи спілкуєтесь ви особисто чи дистанційно. Однак у ролі лідера віртуальної команди вам потрібно заохочувати активне слухання: ставити навідні запитання, переформульовувати почуте й використовувати відкриті питання для перевірки розуміння.
Важливою якістю консультанта є здатність відчувати реакцію клієнта й читати між рядками того, що говорять люди. Без мови тіла та інших візуальних підказок важко досягти повного взаєморозуміння, вловити те, що не озвучено, й підняти делікатні теми. Ви не побачите насуплених брів і здивованих поглядів телефоном, а смайлик з піднятим великим пальцем у повідомленні не має особливого значення. Продумайте, як забезпечити можливість кожному учаснику долучитися до обговорення.
Програмне забезпечення для відеозустрічей, таке як Zoom, Microsoft Teams чи Google Meet, допомагає побачити, чи кивають люди схвально, чи, можливо, мовчки хмуряться або взагалі не залучені до розмови. Використання відео під час зустрічей дає змогу спостерігати за динамікою групи в реальному часі. Це також допомагає зменшити паралельну зайнятість, що часто трапляється під час телефонних конференцій, адже всі учасники бачать одне одного — включно з вами (і, можливо, з котом чи дитиною, які випадково потрапили в кадр).
Проведення зустрічей дистанційно
Одного разу я модерував технічний колегіальний перегляд документа з вимог у телефонному режимі. П’ятеро інших учасників сиділи разом у кімнаті в офісі своєї компанії, тоді як я перебував у домашньому офісі, далеко від них. Модерація наради — це фасилітаційна діяльність. Я мав переконатися, що всі учасники залучені до процесу й роблять конструктивний внесок. Модератор має контролювати будь-які недоречні або неефективні взаємодії, наприклад, відволікаючі розмови на сторонні теми.
Зверніть увагу: Топ-10 порад для збору вимог
Ефективна модерація часто потребує вміння зчитувати мову тіла — наприклад, помітити, коли хтось хоче щось сказати, але ще не наважився. Фасилітатору важливо дотримуватися відповідного темпу обговорення, щоб учасники, яким потрібно трохи більше часу, щоби зібрати думки — а, можливо, й сміливість, — могли висловитися.
Мені було складно підтримувати продуктивність цієї зустрічі, коли я не бачив інших учасників, яких ніколи раніше не зустрічав особисто. Без відео я не міг зрозуміти, чи хтось вже «відключився» або, можливо, корчить мені гримаси під час обговорення. На щастя, ми впоралися і досягли конструктивного результату. Проте це був зовсім інший досвід порівняно з ситуацією, коли можна дивитися іншим в очі за столом.
Хороший прийом під час телефонної конференції — це коли учасники починають свій виступ з того, що називають себе, а вже потім переходять до коментаря чи запитання. Так немає потреби впізнавати голоси, що особливо корисно, якщо хтось говорить у застуді. Відеозустрічі вирішують цю проблему. Коли ви ставите питання всій групі, попросіть кожного висловитися по черзі, наче ви обходите всіх за столом. Якщо ви звертаєтесь до конкретної людини, назвіть її ім’я на початку фрази, щоб привернути увагу, — особливо якщо не очевидно, до кого саме звернене запитання: «Карле, в мене є до тебе питання…».
Буде цікаво: ВІГЕРСОПЕДІЯ – Основні практики для успішного бізнес-аналізу
Існує безліч інтернет-застосунків, які полегшують співпрацю на відстані. Хмарні інструменти, такі як Google Docs, Google Sheets і Box, дозволяють кільком членам команди одночасно працювати з одним і тим самим документом. Це особливо корисно під час брейнштормінгів, що проводяться з кількох локацій, або коли ви співпрацюєте з клієнтом над створенням і редагуванням матеріалів у режимі реального часу.
Деякі інструменти також оптимізують комунікацію, сповіщаючи членів команди про появу нових документів або про те, що хтось завантажив певний файл. Один аналітик на відстані навів приклад того, як подібні інструменти можуть стимулювати взаємодію:
«На моєму поточному проєкті один експерт у предметній галузі оновлював документ. Коли він побачив, що я переглядаю його, то швидко написав мені у Slack, що він ще працює над документом і що він поки не готовий до перегляду. Це вберегло мене від передчасного аналізу».
Дивлячись вперед
Остання стаття в цій серії пропонує деякі способи розв’язання проблем і конфліктів, що можуть виникати в будь-якому консалтинговому проєкті, особливо коли учасники працюють дистанційно. У ній також наведено рекомендації для вас, віддаленого консультанта, як дбати про себе під час таких взаємодій.
Оригінальна стаття – The Challenges of Remote Consulting, Part 2, переклад – Олександра Горлович, ревью – Іван Вільчавський. Зображення з оригінальної статті: Anil sharma / Pixabay